Proses Komunikasi Dalam Perusahaan

Kegiatan Komunikasi dalam Perusahaan

Banyak prinsip manajemen yang harus diperhatikan, terlebih dalam membicarakan komunikasi yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan. Sebagai suatu organisasi, setiap perusahaan mempunyai hierarchie (tingkatan) yang mengakibatkan komunikasi didalamnya. Semua ini mempunyai akibat terhadap penyelenggaraan komunikasi yang juga dapat mempengaruhi hubungan antar manusia didalam dan diluar perusahaan. Hal ini berarti bahwa setiap kegiatan komunikasi senantiasa melibatkan orang lain. Apabila pada satu pihak kegiatan komunikasi menjadi suatu mekanisme sosialisasi, integrasidan peningkatan kerjasama, maka pada pihak yang lain kegiatan itu merupakan pencerminan dari situasi sosialisasi dan kerjasama yang dimaksud. Dengan demikian, maka setiap kegiatan komunikasi mempunyai dua aspek yaitu aspek aktif dan aspek pasif, aspek aktif merupakan kegiatan yang bertujuan untuk mempengaruhi situasi dan dapat mengubahnya, sedangkan aspek pasif adalah pencerminan situasi social yang memanfaatkan komunikasi tersebut.

Proses Komunikasi dalam Perusahaan

1. Ide atau kejadian yang akan diberitakan

2. Komunikator yang akan mengadakan kegiatan perumusan berita

3. Pesan yang dirumuskan dan disalurkan

4. Menginterprestasikan pesan

5. Tujuan kegiatan pemberitaan

Karena adanya garis wewenang dalam suatu perusahaan. Dengan sendirinya pola komunikasi berimpit dengan pola garis wewenang (structured). Oleh sebab itu komunikasi terbanyak mengalir secara vertical dari atas kebawah. Melalui garis komunikasi diberikan segala petunjuk, intruksi dan sebagainya. Arus komunikasi sebaliknya, dari bawah keatas membawa informasi untuk atasan yang kemudian menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. Isi komunikasi vertical dari atas kebawah biasanya mengandung unsur pengarahan, kritik terhadap pekerjaan yang kurang baik dilksanakan bawahan, informasi yang penting, yang mendidik, meyakinkan dan diarahkan pada peningkatan partisipasi serta afiliasi atau kohesi ( hubungan) karyawan perusahaan.

Dalam hubungan ini perlu disebut pentingnya suatu bagan organisasi yang menjelaskan :

1.Garis hierarchie atau tingkatan

2.Wewenang

3.Hubungan kerja antar bagian

Dengan demikian pola komunikasi dapat diketahui melalui relevansi jenis dan materi pekerjaan. Hal ini akan menjelaskan sekaligus apabila ada orang – orang dari bagian lain yang kurang hubungannya antara satu dengan yang lain dalam bidang pekerjaan mempunyai hubungan yang erat, bahwa ada sesuatu yang lebih penting dari pada kepentingan pekerjaan yang mengikatnya. Sehubungan dengan ini perlu disebut apa yang dinamakan “grapevine” (komunikasi desas – desus atau benalu komunikasi).

Komunikasi Antar Manusia

Suatu lembaga bisnis harus mampu menciptakan komunikasi antar manusia (human relation) yang kondusif, baik yang bersifat internal (menjalin hubungan baik dengan anggota komunitas) maupun yang bersifat eksternal (menjalin hubungan dengan orang diluar komunitasnya).

Komunikasi antar manusia yang bersifat internal bertujuan mempertahankan integrasi secara psikologis maupun social. Efek dari stabilitas ini adalah tingkat produktivitas (baik kuantitas maupun kualitasnya ) yang akan meningkat. Agar kepuasan, loyalitas dan integritas individu semakin baik, amat pentinglah bahwa dalam komunikasi antar manusia itu berlaku pengakuan eksistensi individu didalam lingkungannya. Sementara itu, komunikasi antar manusia yang bersifat eksternal diperlukan karena pusat pembelian biasanya terdiri atas beberapa orang dengan kedudukan, wewenang, empati, dan sikap yang berbeda – beda.

Ada kalanya komunikasi interpersonal kurang mencukupi tuntutan bisnis, karena mempunyai target konsumen yang besar dengan segmentasi pasar yang secara geografis sangat luas dan tercerai berai (tidak mengelompok) oleh karena itu tidak perlu ragu – ragu untuk menentukan strategi massa.

Fungsi hubungan masyarakat mengandung 3 unsur yaitu :

1.Mempengaruhi pendapat

2.Cara mempengaruhi dengan penyajian yang dapat diterima

3.Komunikasi yang digunakan dua orang atau timbal balik

Komunikasi Untuk Menyelesaikan Masalah

Tujuan :

-  untuk mempelajari kapan komunikasi tepat untuk berhubungan dengan masalah – maslah
    bisnis

-  untuk mempelajari bagaiman cara menciptakan suasana agar pertemuan pertemuan dapat
    berhasil

-  untuk mempelajari bagaiman menyusun agenda rapat

-  untuk mempelajari bagaimana menyusun sebuah kelompok diskusi

-  untuk mempelajari yang bersifat sebagai pimpinan dan untuk mengetahui keadaan suatu
    kelompok.

Ada keuntungan dan kerugian dalam metode kelompok, alas an utama yang sering disebutkan untuk menggunakan metode – metode kelompok antara lain :

1.keputusan yang berkualitas lebih baik.

2.keputusan kelompok membuat perkembangan dukungan yang lebih besar.

 3.keputusan kelompok dapat menghasilkan suatu tekad yang kuat untuk melaksanakan keputusan tersebut.

4.metode rapat atau kelompok menimbulkan resiko yang lebih efektif dalam proses pengambilan keputusan.

Adapun kerugian metode kelompok ini ada sejumlah pembatasan untuk mempertimbangkannya :

1.metode kelompok memakan waktu yang cukup panjang.

2.metode kelompok atau rapat meminta keahlian atau ketrampilan pemimpin.

3.keputusan kelompok kadang – kadang menggambarkan rata – rata keahlian dalam kelompok.

4.keputusan kelompok dapat membuat kesalahan dalam menghasilkan dugaan.

Salah satu cara terbaik untuk memudahkan kelompok yang efektif adalah dengan menciptakan suatu lingkungan yang baik dalam mencapai tujuan. Ada beberapa factor yang perlu diperhtikan, antara lain :

1.    motivasi

Sebuah kelompok akan mendapatkan awal yang baik jika para anggotanya mempunyai rasa saling memerlukan dan motivasi untuk mengadakan rapat.

2.    lokasi rapat

3.    merencanakan rapat

Perencanaan adalah salah satu elemen suatu pokok kesuksesan rapat kelompok.

Sumber : - E-learning Gunadarm