Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat

1. Pertemuan

Pertemuan merupakan forum yang sangat diperlukan untuk menghimpun bahan–bahan. Pertemuan–pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan antara pimpinan dengan para stafnya, tetapi juga dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk meyusun usulan atau pertemuan pleno yang dikuti oleh semua unsur yang ada.

Namun pertemuan–pertemuan yang diselenggarakan tidak dimaksudkan untuk membuat keputusan melainkan hanya untuk menghimpun pendapat. Komunikasi dalam pertemuan tersebut dapat dilaksanakan dengan menghimpun laporan, saran dan juga pendapat.

2. Rapat

Rapat juga merupakan pertemuan yang memilki kewenangan untuk membuat keputusan. Untuk menyelenggarakan rapat perlu diperhatikan sebagai hal–hal sebagai berikut:

- Undangan Rapat
- Pengaraturan Ruang Rapat
- Perlengkapan Rapat

Untuk membuat rapat undangan hendaknya tidak terlalu banyak uraian melainkan singkat dan jelas untuk meyebutkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat. Pengaturan tempat duduk pada dasarnya ditentukan oleh jumlah peserta rapat dan luas ruangan rapat. Pada bagian terpenting adalah pengambilan keputusan yang dilaksanakan secara musyawarah untuk mufakat. Bila cara ini tidak dicapai tentunya akan ditempuh dengan cara pengambilan suara terbanyak.

3. Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat

Di dalam pertemuan dan rapat biasanya peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Setiap peserta hendaknya:
- Mampu berkomunikasi secara jujur
- Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif
- Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif
- Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana
- Mampu mengendalikan diri

Setelah rapat berhasil membuat keputusan maka tindakan selanjutnya adalah mengkomunikasikan hasil tersebut kepada peserta, dan yang lebih penting adalah tindak lanjut dari pertemuan dapat dilaksanakn dengan sebaik–baiknya agar rapat dapat berjalan dengan lancar.

4. Teknik Berbicara, Membaca, dan Mendengarkan

Berbicara merupakan bagian terpenting dari komunikasi yang dipandang paling efektif. Disamping itu keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimilki, banyaknya pengalaman yang dimiliki dan intelegensinya. Karena berbicara sebagai alat untuk mengungkapkan pikiran dan perasaannya, akan dapat lancar bila tidak ada gangguan teknis seperti gugup, grogi dan sebagainya.

Selain teknik berbicara, perlu juga diperhatikan teknik membaca. Membaca pada dasarnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi daripada kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami isi si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.

Demikian halnya dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah namun sesungguhnya mendengarkan harus didukung olek sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Untuk dapat mendengarkan dengan baik diperlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita.

Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah efektifitasnya adalah mendengarkan. Mnedengarkan juga memerlukan objektifitasnya, maksudnya anda akan berempati ketika mendengarkan tanpa terbawa emosi. Maka penting untuk mengetahui, kapan mendengar secara detail, hal – hal umum saja, singkatnya untuk mengetahui mengapa anda mendengarkan.

5. Menyusun Pesan

Manakala kegiatan bisnis sudah menjadi persoalan global aktifitas yang hanya mengandalkan sepak tejang individu menjadi tidak efesien lagi. Gerakan bisnis abad ini merupakan gerakan massal, yang melibatkan banyak orang, banyak alat, dan banyak bangsa. Pola – pola bisnis seperti itu hanya akan menjadi efesian jika ditangani secara berkelompok dengan pembagian kerja yang rasional dan aturan main yang adil. Oleh karena itu peranan organisasi dalam bisnis sangat menentukan.

Komunikasi merupakan kekuatan utama dalam membentuk organisasi. Ada tiga unsur pokok organisasi, salah satunya adalah komunikasi, yang lain adalah tujuan orgnisasi serta kemauan. Peranan komunikasi dalam menciptakan dan memelihara otoritas yang obyektif di dalam organisasi adalah:

- Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti
- Seharusnya ada saluran komunikasi formal setiap anggota organisasi
- Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin
- Garis komunikasi formal secara keseluruhan
- Orang – orang bekerja sebagai pusat pengatur komunikasi
- Setiap komunikasi harus dipisahkan

Informasi adalah sah dalam proses komunikasi apapun, karena informasi itulah yang menentukan tujuan yang hendak dicapai. Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi–reaksi terhadap komunikasi adalah :

- Informasi tidak tertangkap
-Membuat kesalahan
- Menunda atau menumpuk pekerjaan
- Penyaringan
- Hanya menangkap garis besarnya saja
- Menghindari informasi

Sementara itu bahwa, komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih merupakan suatu teknik daripada suatu sikap. Oleh karena itu, waktu yang dimiliki seorang manajer hampir selalu tersita untuk hal-hal berikut ini:

-   Menyampaikan informasi atau gagasan kepada atasan untuk mempengaruhi pengambilan keputusan

-  Memberikan arahan ke manajer dengan berbagai informasi untuk membantu kelancaran mereka

-   Menyampaikann beberapa informasi kepada stafnya

-   Mengatur dan menetapkan strategi

-   Menerima dan mengartikan penampilan–penampilan untuk semua orang yang bekerja baginya

Komunikasi didefinisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan–pesan. Istilah pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan atau bahasa lisan. Disini banyak cara berkomunikasi lisan dipergunakan dalam bisnis. Tentu saja anda akan dipusingkan dengan cara-cara yang lainnya, termasuk didalamnya rapat–rapat, obrolan setelah makan siang, penjualan produk dan menghitung tugas–tugas lain dalam komunikasi lisan yang akan menjadi bagian dari pengalaman kerja. Hal inilah yang memungkinkan mengapa banyak orang memilih menggunakan telepon dari pada menulis surat.

Menulis adalah bentuk lain yang sangat disukai pada komunikasi verbal, tetapi anda tidak memiliki kebebasan dibanding ketika berbicara. Komunikasi terulis ialah bisnis yang sangat penting sekali, sebab itu adalah sumebr utama dokumen. Jika orang hanya memakai pesan lisan semata, ini akan mneyulitkan untuk mengingat ingat apa yang telah diucapakan diawal, oleh karena itu perusahaan lebih menyukai penulisan tertulis.

Lebih dari 65 % komunikasi antar manusia adalah non verbal. Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang melebihi sekedar tulisan atau komunikasi lisan. Pesan – pesan non verbal dapat memperteguh, melengkapi, membantah atau menggantikan pesan – pesan verbal.

Ketika orang memikirkan komunikasi non verbal, yang terpikirkan adalah gerakan tubuh dan pesan – pesan ketika bertatap muka dengan orang lain. Banyak pula non verbal yang berupaya pesan – pesan tertulis.

Sumber :
http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/komunikasi_bisnis/bab5-komunikasi_dalam_pertemuan_dan_rapat.pdf